Wenn Sie sich erst vor Kurzem selbstständig gemacht haben, ist es ganz normal, sich beim Thema Gehälter etwas überfordert zu fühlen. Sobald Sie Mitarbeiter einstellen, ist die Lohnbuchhaltung nicht mehr nur ein einfacher Papierkram, sondern ein wichtiges Managementinstrument , das Sie beherrschen müssen, um rechtliche und buchhalterische Probleme für Ihr Unternehmen zu vermeiden.
Viele denken, die Bezahlung eines Mitarbeiters bestünde lediglich aus der Überweisung des vereinbarten Gehalts. Tatsächlich verbirgt sich dahinter jedoch ein komplexes Geflecht aus Steuern und Gebühren, das überraschend sein kann, wenn man sich damit nicht auskennt. Daher erklären wir Ihnen im Folgenden, wie dieses Dokument funktioniert, damit Sie genau wissen, wofür Sie bezahlen und warum.
Was genau ist eine Lohnabrechnung?
Im Grunde ist eine Gehaltsabrechnung die offizielle Quittung, die das monatliche Gehalt eines Mitarbeiters detailliert auflistet. Sie dient nicht nur als Nachweis für die Lohnzahlung, sondern ist ein wichtiges rechtliches und buchhalterisches Dokument . Daraus geht hervor, was der Mitarbeiter verdient, welchen Beitrag Sie als Arbeitgeber leisten und welche Steuern der Staat einbehält.
Ob Sie eine GmbH oder ein Freiberufler mit Angestellten sind, Sie müssen lückenlose Aufzeichnungen führen. Denken Sie daran, dass diese Unterlagen als Nachweis für die Lohnsteuerabzüge und Sozialversicherungsbeiträge dienen und somit potenziell hohe Bußgelder vom Arbeitsamt oder Finanzamt verhindern.
Die grundlegende Struktur der Gehaltsabrechnung
Um den Überblick über die Zahlen zu behalten, empfiehlt es sich, das Dokument in Abschnitte zu unterteilen. Der erste Abschnitt ist der Gehaltsabrechnungskopf . Dieser enthält die grundlegenden Informationen: den Firmennamen, die Steueridentifikationsnummer (CIF), die eingetragene Adresse und die Sozialversicherungsbeitragsnummer. Auf der Mitarbeiterseite finden Sie den Personalausweis, die Sozialversicherungsnummer, die Berufsbezeichnung und das Datum des Betriebszugehörigkeitseintritts , das für die Berechnung bestimmter Leistungen wichtig ist.
Als Nächstes folgen die Verdienstdetails , in denen alle Einnahmen des Mitarbeiters im jeweiligen Monat addiert werden. So wird das Bruttogehalt berechnet. Es ist wichtig, zwischen reinem Gehalt und Spesenabrechnungen zu unterscheiden, da nicht alle Beträge gleich besteuert werden.
Abschließend kommen wir zu den Abzügen und Einbehalten . In diesem Abschnitt werden die Sozialversicherungsbeiträge des Arbeitnehmers und der Betrag, den Sie als Vorauszahlung der Einkommensteuer an das Finanzamt abführen, vom Gehalt abgezogen. Um Fehler zu vermeiden, können Sie verschiedene Gehaltsabrechnungsbeispiele heranziehen , die Ihnen helfen, die einzelnen Posten zu identifizieren.
Bruttogehaltsanalyse: Gehalt und sonstige Vergütung
Das Bruttogehalt ist der Gesamtbetrag vor Abzügen. Beachten Sie jedoch, dass nicht alle im Abschnitt „Einkommen“ aufgeführten Posten identisch sind. Es gibt gehaltsbezogene Zahlungen , die die direkte Vergütung für geleistete Arbeit darstellen. Dazu gehören das Grundgehalt (gemäß Tarifvertrag oder Arbeitsvertrag), Zulagen für Betriebszugehörigkeit, Nachtschichten oder Gefahrenarbeit sowie zusätzliche Zahlungen , die monatlich anteilig oder zu festen Terminen ausgezahlt werden können.
Es gibt auch Sachleistungen . Dabei handelt es sich um Beträge, die der Arbeitnehmer erhält, die aber nicht als Gehalt gelten und daher in der Regel nicht der Sozialversicherung oder Steuern unterliegen. Beispiele hierfür sind Reisekostenvergütungen , Abfindungen, Fahrtkosten und Arbeitskleidung. Es ist sehr wichtig, diese nicht zu verwechseln, denn wenn Sie Fahrtkosten als Gehalt ansetzen, zahlen Sie unnötig hohe Steuern.
Aufschlüsselung des Nettogehalts und der Abzüge
Der Nettolohn, auch Auszahlungsbetrag genannt, ist das Geld, das dem Arbeitnehmer tatsächlich auf seinem Bankkonto gutgeschrieben wird. Zur Berechnung ziehen wir vom Bruttolohn die obligatorischen Sozialversicherungsbeiträge und die Lohnsteuer ab. Hier entsteht oft ein Missverständnis: Viele Selbstständige glauben, der Bruttolohn entspreche den Gesamtkosten, dabei sind diese in Wirklichkeit deutlich höher.
Bezüglich der Sozialversicherung leistet der Arbeitnehmer einen Beitrag zur Deckung seiner Altersvorsorge, Arbeitslosenversicherung und allgemeiner Notfälle. Die Beiträge zur Arbeitslosenversicherung variieren beispielsweise je nachdem, ob es sich um einen unbefristeten oder befristeten Arbeitsvertrag handelt. Die Einkommensteuer hingegen ist eine progressive Steuer ; wer mehr verdient, zahlt einen höheren Prozentsatz, der sich nach der familiären Situation des Arbeitnehmers (Kinder, Behinderung usw.) richtet und in Formular 145 detailliert aufgeführt ist.
Die wahren Kosten für Selbstständige: Die Drei-Zahlungen-Regel
Um Überraschungen am Quartalsende zu vermeiden, beachten Sie Folgendes: Der Mitarbeiter erhält sein Gehalt nur einmal, Sie leisten jedoch drei Zahlungen. Konzentrieren Sie sich nicht nur auf den Nettobetrag. Die tatsächlichen Personalkosten umfassen das Nettogehalt, die gesamten Sozialversicherungsbeiträge (Arbeitnehmeranteil plus Arbeitgeberanteil) sowie die Lohnsteuer, die Sie an die Finanzbehörden abführen müssen.
Der Arbeitgeberbeitrag zur Sozialversicherung ist eine zusätzliche Kostenposition, die nicht vom Gehalt des Arbeitnehmers abgezogen wird, sondern direkt vom Arbeitgeber getragen wird. Er umfasst Leistungen wie die Lohnsicherung (Fogasa), Weiterbildungen und eine Arbeitsunfallversicherung, deren Höhe sich nach dem Risikograd der Tätigkeit richtet. Daher können die Kosten für einen Arbeitnehmer mit einem Bruttogehalt von 2.000 € den Arbeitgeber monatlich fast 3.000 € kosten.
Kann ein Selbstständiger seine eigene Lohnbuchhaltung führen?
Das ist die Millionen-Dollar-Frage. Die kurze Antwort lautet: Es kommt darauf an. Als typischer Selbstständiger beziehen Sie kein festes Gehalt; Sie leben von Ihren Geschäftsgewinnen. Selbst wenn Sie behaupten, sich selbst ein Gehalt auszuzahlen, existiert dieses steuerlich nicht, da Sie auf Ihr gesamtes Nettoeinkommen besteuert werden.
Ein selbstständiger Unternehmer (jemand, der eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung gegründet hat und als Selbstständiger registriert ist) kann ein Gehalt beziehen, wenn er eine geschäftsführende Position innehat, wie in der Satzung der Gesellschaft festgelegt. In diesem Fall gilt das Gehalt als Einkommen aus nichtselbstständiger Arbeit und unterliegt der Einkommensteuer (IRPF). Sozialversicherungsbeiträge fallen jedoch nicht an , da der Unternehmer bereits seine monatlichen Beiträge zur Selbstständigkeit entrichtet. Zur Verwaltung dieser Gelder empfiehlt sich die Nutzung eines der besten Bankkonten für Selbstständige in Spanien.
Es gibt auch den Fall des selbstständigen Mitarbeiters , der ein direktes Familienmitglied ist. Obwohl er eine monatliche Zahlung erhält, handelt es sich nicht um ein formelles Arbeitsgehalt, sondern um eine Einkommensverteilung innerhalb einer Familienstruktur, in der der Mitarbeiter auch Beiträge zur RETA (Sonderregelung für Selbstständige) leistet.
Wer die Lohn- und Gehaltsabrechnung beherrscht, kann häufige Fehler vermeiden, wie etwa die Verwechslung von Bruttogehalt und Gesamtkosten der Einstellung oder die Vernachlässigung von Tarifverträgen. Letztendlich geht es darum zu verstehen, dass der endgültige Betrag auf dem Konto nur ein Teil der Gleichung ist und dass die Kontrolle von Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträgen die Rentabilität und die rechtliche Transparenz des Unternehmens gegenüber Finanzamt und Sozialversicherung sicherstellt.
